Maritim – Jakarta, Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman melalui Biro Informasi dan Hukum mengadakan Rapat Koordinasi Persiapan Pemutakhiran Naskah Dinas Elektronik (NDE) dan Training of Trainer (ToT) Penanggung Jawab NDE pada Kamis - Jumat (28-29 Maret 2019).

“Saya baru kembali dari penyerahan hasil evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) oleh Wakil Presiden RI di Hotel Bidakara, yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPanRB) tadi pagi. Terkait hal tersebut NDE ini merupakan salah satu instrumen yang mendukung penerapan SPBE dan pemanfaatan e-government. Pembuatan NDE ini dalam rangka mendukung program pemerintah” ujar Latief Nurbana, Kepala Biro Informasi dan Hukum saat memberikan sambutan pada pembukaan acara. Hal serupa juga disampaikan oleh Reza Razak, Kepala Bagian Data dan Sistem Informasi Biro Informasi dan Hukum.

“NDE ini memang untuk mempermudah tata naskah. Jadi lebih terdata. Ada arsipnya” ucap Reza.

Pemutakhiran berupa migrasi domain yang digunakan untuk NDE dari nde.kantore.com menjadi nde.maritim.go.id. domain terbaru yang digunakan diseragamkan dengan domain website Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman (maritim.go.id).

Pemutakhiran tersebut berupa penambahan fitur baru yaitu notifikasi dan ToDo. Notifikasi berfungsi untuk pemberitahuan adanya surat masuk, disposisi, dan permintaan/persetujuan surat keluar.

“Notifikasi ini default pada email. Notifikasi lain bisa, bisa diatur agar muncul sebagai sms, pop up di aplikasi handphone (mobile). Tapi default tetap notifikasi email” jelas Abu Hudzaefah, project manager pada pengembangan NDE. Menurut penjelasan Abu, notifikasi dapat diatur agar sesusai dengan kenyamanan pengguna NDE. Namun pada sistem awal, notifikasi diatur agar muncul sebagai email.

Sedangkan fitur ToDo memungkinkan pengguna untuk berdiskusi secara interaktif pada aplikasi NDE. Fitur ToDo ini meminimalisir adanya kesalahan disposisi, sehingga akan mempercepat business process unit kerja.

Pemutakhiran juga terjadi pada tampilan awal/dashboard aplikasi, menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami. Perubahan tersebut diharapkan akan memudahkan pengguna dalam pembuatan surat masuk, disposisi, surat keluar, ataupun mencari arsip yang tersimpan dalam aplikasi.

Pada Rapat Koordinasi ini, diputuskan akan ada pemutakhiran pada akses yang dimiliki sekretaris eselon 1 dan 2. Sebelumnya, sekretaris tidak memiliki akses untuk melihat disposisi atasan, dalam hal ini eselon 1 dan 2. Sehingga pada pemutakhiran NDE ini, sekretaris akan diberikan akses untuk melihat disposisi dan surat masuk pada akun atasan (eselon 1 dan 2).

“Jadi nanti di NDE baru, sekretaris yang menempel pada atasan (eselon 1 dan 2) bisa melihat disposisi masuk dari atasannya atasan dia. Contoh jika Pak Sesmenko mendisposisi Karo Informasi dan Hukum (IH) untuk rapat, sekretaris Karo IH akan dapat melihat disposisi tersebut. Jadi dia bisa mengingatkan” ucap Reza. Reza juga menambahkan bahwa pembukaan akses tersebut akan mempercepat pekerjaan dan disposisi sehingga jalannya pekerjaan diharapkan dapat lebih optimal.

“Versi terbaru aplikasi ini dapat diunduh pada handphone Android, jadi bisa mobile. Namun untuk handphone Iphone belum bisa” ujar Abu menjelaskan hal teknis terkait aplikasi.

“Sedangkan untuk buka di internet, baru bisa di mozilla. Log In menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) masing-masing” tambah abu.

Menurut Abu, versi pemutakhiran NDE ini, telah memiliki admin. Admin tersebut berfungsi untuk mengurus dan memonitor aplikasi ini.

“Pemutakhiran ini dibuat lebih user friendly sehingga lebih mudah digunakan. Diharapkan sudah dapat digunaan pada triwulan kedua tahun 2019” ucap Kabiro Latief menutup sambutannya.